Privalumai, naudojantis elektronine dokumentų valdymo sistema

Privalumai, naudojantis elektronine dokumentų valdymo sistema

Dokumentų valdymas, jau pats savaime skamba kaip gana sudėtingas dalykas. Skirtingo tipo dokumentai turi būti surūšiuoti, archyvuojami, perduodami suinteresuotiems asmenims. Be viso to – tai dar turi būti atlikta tiksliai ir itin kruopščiai. Štai kodėl vis daugiau didelių ir mažų įmonių pasirenka elektroninę dokumentų valdymo sistemą.

Geresnė versijavimo sistema

Spartėjant rinkos mechanizmui, vis dažniau tenka atnaujinti ir keisti dokumentus, juos redaguoti. Siuntinėjant atnaujintas dokumentų versijas elektroniniu paštu darosi ne efektyvu. Taip dokumentai neretai pasimeta ir sunku susekti, kuri dokumento versija buvo paskutinė ir yra tinkama naudojimui. Elektroninis dokumentų valdymo sistema leidžia ne tik reikiamus dokumentus laikyti vienoje vietoje, bet ir matyti, kas paskutinis atliko paskiro dokumento redakciją. Toks dokumentų valdymas leidžia paprasčiau sukontroliuoti šiuos sudėtingus procesus ir nepasiklysti dokumentų ar el. laiškų šusnyje.

Paprastesnis bendradarbiavimas

Elektroninė sistema, pirmiausia, yra efektyvesnė laiko atžvilgiu, antra, yra patogesnė norint pradėti ir tvirtinti tam tikrus procesus. Pavyzdžiui, naudojantis tokia dokumentų valdymo sistema, galima matyti ne tik kada dokumentas buvo išsiųstas, bet ir stebėti jo vykdymo eigą: kuomet jis patvirtinamas, pas kurį asmenį jis šiuo metu yra. Tai palengvina pačią vidinę komunikacija, kuri neretai būna sudėtinga, būtent, dėl procesų vilkinimo ir nežinomybės, pas ką šiuo metu yra dokumentas.

Padidinama dokumentų apsauga ir kontrolė

Dokumentai, nesvarbu, ar archyvuojami, ar vis dar aktyvūs – turi būti tinkamai apsaugoti. Nors vis dar atsiranda galvojančių, kad elektroninėje erdvėje dokumentų valdymas nėra saugus, tačiau praktika rodo priešingai. Profesionali elektroninė dokumentų valdymo sistema ne tik padeda sukurti didesnę apsaugą dokumentams, bet ir dėl specialių funkcijų – neleidžia prie itin konfidencialios informacijos patekti nesuinteresuotiems, pašaliniams žmonėms. Tokiu būdu dokumentai tampa lengviau kontroliuojami, išauga tikimybė, kad svarbi informacija nebus nutekinta, be to, visus dokumentus galima rasti greitai ir savo vietose.

Tai vos keletas elektroninės dokumentų valdymo sistemos privalumų, kurie iš esmės keičia dokumentų valdymo taisykles ir reaguodami į rinkos pokyčius padeda juos apsaugoti ir paprasčiau sukontroliuoti su jais esančius procesus.

Parašykite komentarą

El. pašto adresas nebus skelbiamas. Būtini laukeliai pažymėti *