Kodėl kiekviena įmonė turėtų pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo?

Kodėl kiekviena įmonė turėtų pereiti prie elektroninio dokumentų valdymo?

Apie tai, kokia naudinga elektroninė dokumentų valdymo sistema daugelis tik pradeda diskutuoti. Kiti tuo metu jau spėjo įsidiegti ir pradėti veikti. Jei pakėlė savo veiklos rezultatus, padidino efektyvumą, o taip pat dar ir darbuotojų motyvaciją pakėlė. Kodėl kiekvienai mažesnei ir didesnei įmonei naudinga būtų pamiršti popierinius dokumentus ir pradėti dirbti su elektroniniais?

Sutaupysite daug brangaus laiko

Ar dažnai pagalvojate, kad didžiajai daliai procesų sugaištate tiesiog per daug laiko, o šie nuolat kartojasi? Tikėtina, kad atsakymas „taip“. Kiekvienoje įmonėje kasdien parengiama keliasdešimt įvairiausio tipo dokumentų, šie spausdinami, tvirtinami, redaguojami, vėl tvirtinami, vėl redaguojami… o jei prireikia surasti ankstesnę redagavimo versiją, sugaištama dar daugiau laiko.

Versle laikas yra pinigai, todėl labai svarbu šį išnaudoti kuo objektyviau ir operatyviau. Ir tie patys pasikartojantys procesai su dokumentų valdymo sistema gali užtrukti daug trumpiau. Kiekvienam dokumentui turėsite jau parengtą šabloną ar specialią pildymo formą, o dokumento redagavimo istorija bus ranka pasiekiama. Be to, sistemos pagalba dokumentų tvarkymas tampa maloniu ir nevarginančiu procesu, o tai reiškia, kad įdiegiant specialią dokumentų valdymui skirtą sistemą, pakils ir įmonės darbuotojų motyvacija.

Viskas vienoje vietoje

Dar vienas pliusas, kurį verta pabrėžti, kalbant apie tai, kodėl tiek mažoms, tiek didelėms įmonėms vertėtų galvoti apie pokyčius dokumentų valdyme, tas, jog ieškant konkretaus dokumento, Jums nebereikės gaišti laiko archyvuose. Na, taip, archyvai  bus, tačiau jie neužims fizinės vietos, o tai reiškia, kad net tam, kad rastumėte konkretų dokumentą ar ruošinį, Jums nereikės net pakilti iš savo darbo vietos.

Speciali duomenų bazė leis kelių mygtukų paspaudimu rasti viską, ko Jums gali prireikti. Paieška taip pat bus supaprastinta raktinių žodžių pagalba. Ar pagalvojate, kaip palengvėtų Jūsų kasdienybė, jei visi svarbiausi dokumentai kauptųsi ne ant Jūsų darbo stalo kampo, o kompiuteryje? Ar pagalvojate, kaip patogu būtų, jei galėtumėte staiga atkurti tai, ką netyčia ištrynėte ar pametėte? O kiek finansų ir popieriaus sutaupytumėte, kiek medžių išsaugotumėte, jei viskas staiga tilptų Jūsų telefone, o norint pasidalinti, užtektų paspausti mygtuką? Su dokumentų valdymo sistema viskas įmanoma.

Nesvarbu, ar Jūsų įmonėje dirbi 5 žmonės, ar 105, su DVS Jūsų darbas taps daug lengvesnis, smagesnis ir efektyvesnis.