Kodėl DVS sistemos naudingos kiekvienai įmonei

Kodėl DVS sistemos naudingos kiekvienai įmonei

Nors kompiuterių ir išmaniųjų technologijų atsiradimas žymiai palengvino darbą, neretai darbovietėse vis dar renkamasi naudoti fizinius dokumentų variantus. Šie užima daug vietos, juos lengva pamesti, sugaištamas laikas ieškant ar perkeliant reikiamus failus. Jų archyvavimas taip pat pareikalauja daug dėmesio ir pastangų, o dėl to tenka atidėlioti kitus svarbius darbus. Laimei, kaip pastebi „Sekasoft“, yra lengvesnis būdas tvarkyti dokumentus – tam itin pravarčios DVS sistemos. Svarbiausia, kad tokia programinė įranga palengvina ne tik šį vienintelį procesą.

 

Gerinamas bendradarbiavimas bei komunikacija

 

Turėdami įdiegtą dokumentų valdymo sistemą, darbuotojai gali greičiau ir lengviau susikalbėti, ypač skirtingose geografinėse vietose. Galimybė greitai pasiekti failus ir jais dalytis internetinėje darbo vietoje, pavyzdžiui, intranete, leidžia vartotojams be vargo dirbti kartu prie vieno projekto. Naudodamiesi kitomis bendradarbiavimo galimybėmis, įtrauktomis į Jūsų intraneto programinę įrangą, šiuos dokumentus galite išsaugoti ir dalintis su kitais darbuotojais visoje organizacijoje.

 

Patikima dokumentų kontrolė

 

Didelėms organizacijoms dažnai kyla sunkumų dėl dokumentų bei informacijos atnaujinimo, ypač naudojant fizines kopijas. „Sekasoft“ specialistai pažymi, kad DVS sistemos leidžia lengvai sekti failus, juos keisti, redaguoti. Vartotojams tiesiog tereikia įkelti/sukurti dokumentą ir padaryti reikiamus pakitimus internetu per intranetą. Tokia įranga taip pat apima jų tvarkymą, automatizuoja archyvavimą bei valymą, o tai lemia geresnį organizuotumą bei efektyvesnę priežiūrą.

 

Padidinamas produktyvumas

 

Naudojant dokumentų valdymo sistemą, dokumentų įkėlimas, redagavimas, sekimas ir dalijimasis užtrunka žymiai mažiau laiko. Dėl to darbuotojai gali užsiimti kitomis svarbesnėmis užduotimis, o taip padidinamas įmonės našumas. Organizacijos intranetas suteikia darbovietei galimybę visus savo failus ir duomenis skaitmeniniu būdu saugoti vienoje organizuotoje vietoje, jos lengvai pasiekiamos iš bet kokio kompiuterio, mobiliojo prietaiso. Tereikia turėti leidimą ir interneto ryšį.

 

„Sekasoft“ pastebi, kad DVS sistemos taip pat palengvina duomenų prieinamumą ir leidžia visus darbuotojus laiku informuoti apie pakitimus, svarbius sprendimus ir panašiai. Tai taip pat naudinga ir ekologišku atžvilgiu, kadangi įsidiegus tokią įrangą ženkliai sumažinamos popieriaus sąnaudos, o mažinant jas, taip pat nebereikia investuoti tiek daug į kanceliarines priemones.